طراحی ست اداری

مشخصات یک اوراق عبارتند از:

1- جذابیت (در بین طرح ها، رنگ ها، نوشته ها، سریعا خودنمایی کند.)

2- مطالب آن خوانا و سریع الانتقال باشد.

3- موضوع آن به سادگی فهمیده شود.

4- عنوان یا تیتر آن جاذبه لازم را برای پیگیری دیگر اطلاعات داشته باشد.

استفاده از رنگ جهت تزئین صفحه در اوراق

در یک صفحه از اوراق می توان از عنصر رنگ دوم و یا چهار رنگ برای رنگین کردن تیترها و تصاویر، کادرها و حاشیه های تزئینی بهره گرفت. البته به ندرت مشاهده شده که در اوراق از عناصر صرفا تزئینی اعم از ساده و رنگی استفاده شود. البته از خطوط و باندهای ترامه و رنگی برای تفکیک مطالب و برجسته کردن آنها استفاده می شود که در عین حال به زیبایی صفحه هم می افزاید.

بجز این در بعضی از موارد از علائم و نشانه ها نیز برای تفکیک و تشخیص دادن به مطالب استفاده می شود. گاهی برای جدا شدن یک مطلب و برجسته شدن آن، صفحه زیر آن را در چهار رنگ چاپ می کنند که هم در ترکیب بندی صفحه اثر می گذارد و هم اینکه باعث زینت صفحه می شود.

طراحی عنوان اوراق:

اوراق که در برگیرنده عنان و مهم ترین تیترهای (اسم شرکت، مدیر مسئول) اوراق است،که از مهم ترین موارد محسوب می شود. معمولا برای طراحی و صفحه آرایی این صفحه بیشترین تلاش صورت می گیرد. داشتن عناوین درشت و مهم ، و اطلاعات با اهمیت و تصاویر خاص از ویژگی های سربرگ است.

معمولا نصفه بالای اوراق نسبت به نصفه پایین آن از اهمیت بیشتری برخوردار است.در نصفه دوم نیز مطالب کم اهمیت تر چاپ می شود. اهمیت این فضا معمولا به قدری زیاد است که گاهی از رنگ دوم هم در چاپ آن استفاده می شود. گاهی نیز دیده شده از رنگ دوم و گاهی از چهار رنگ هم استفاده می شود.

معمولا اوراق ها دارای مطالب متعددی هستند. گاهی اوقات برای جلب توجه بیشتر آرم و لوگو، آن را در داخل یک کادر قرار می دهند و گاهی زمینه کادر را سیاه و حروف را به صورت سفید (نگاتیو) در آن می نشانند.

استفاده از بعضی نشانه ها، علائم و عناصر تزئینی در کنار آرم می تواند به خوانایی و گیرایی آن کمک کند.

آشنایی با انواع قرارگیری مطالب در اوراق:

اصولا اوراق به دلیل محدودیت فضای حروف چینی و صفحه آرایی نمی توانند همچون مجلات و یا کتابها در عرصه آرایش صفحه فعال باشند. لذا تنوع به کارگیری مطالب به چند نوع تقریبا شناخته شده محدود می شود.

رایج ترین شیوه چینش به شرح زیر است:

ممکن است گاهی یک مطلب از دو یا سه سطر بیشتر باشد که در این صورت نیز می تواند به یکی از سه روش بالا چیده شود:

آرایش های دیگری که البته به ندرت به کار گرفته می شوند عبارتند از:

الف- آرایش پله ای (البته این مورد در صورتی امکان پذیر است که مطلب بیش از یک سطر داشته باشد.)

ب- آرایش عمودی مطلب هم بعضا به کار گرفته می شود که این مورد بسیار کم اتفاق می افتد. در هر حال ذوق و سلیقه صفحه آرا و ظرفیت ها است که امکانات تنوع مطالب را فراهم می کند.

صفحه آرایی اوراق:

با توجه به اهمیت اوراق اداری در حیات سیاسی و اجتماعی و ارتباطی کشورها و به خصوص با عنایت به نقش ضعیف و در عین حال عمیق آن در توسعه فرهنگی و تعالی جامعه، به کارگیری امکانات پیشرفته و تکنولوژی روز از ضرورت های عصر حاضر است.

آلوین تافلر نویسنده و نظریه پرداز معاصر معتقد است که: <<دانایی، خود قدرت محسوب می شود>> اگر روزی قدرت شمشیر یا لوله تفنگ کارساز بود و روزی دیگر سرمایه و امکانات مادی، فردا هر جا که اطلاعات بیشتری انباشته شده باشد، قدرت بیشتر را در آنجا خواهید دید و این احتمال وجود دارد که دانایی سرچشمه همه گونه قدرت باشد و هرکس یک کلام بیشتر بداند، یک گام پیشتر هم بایستد و بدون شک گرافیک در تولید این دانایی نقش مهمی دارد.

گوناگونی اوراق، به همان اندازه که به محلی یا بین المللی بودن آنها بستگی دارد، بیان کننده عادات و سنت ها و تفاوت های فرهنگی عمومی نیز هست. با توجه به این مسائل است که هر شخصی می کوشد برای جلب توجه بیشتر مخاطبان خود روشهای ابتکاری و اصیل تری را به طراحی آنها بیابد.

شرایط اقتصادی و صنعتی جوامع نیز باعث می شوند تا افراد، بخش عمده ای از اوراق را به اطلاعات اختصاص دهند. اوراق رنگی از این بابت پر رونق تر هستند.

صفحه بندی مناسب، تیتر بندی جذاب، انتخاب حروف مناسب و بهره مندی از تصاویر آرم گویا از ویژگی های این اوراق هستند و با تمام تعجیلی که در کار صفحه آرایی وجود دارد به گرافیک آن نیز اهمیت داده می شود چرا که یکی از جاذبه های هر اوراق آرایش خوب صفحات آن است.

معمولا محتوی هر اوراق با توجه به سفارش دهنده و مخاطبان آن تنظیم می شود و هر فرد کوشش دارد تا قشر ویژه ای از جامعه را در اطلاع رسانی پوشش بدهد.

تصاویر، تیترها، مطالبی سطحی و مسائل سرگرم کننده مخاطبان عامه پسندی دارند که خواندن آنها نهایت کنجکاوی و علاقه مندی آنها اطلاع از زندگی، هنر و کاربردهای روزمره است. اوراق که در یک یا دو رنگ چاپ می شوند و گاهی به خاطر رقابت و ایجاد انگیزه بیشتر در مخاطبان خود مبادرت به چاپ تمام رنگی نیز می نمایند قطع آنها نیز معمولا کوچکتر از دیگر کارها و آثار گرافیکی است.

صفحه آرایی، حروف چینی و تیتر بندی این اوراق نیز معمولا سبک، سرسری و شلخته نیست و از معیارهای گرافیکی و کارشناسانه فاصله ندارد.

اوراق اداری عموما دارای اطلاعاتی مهم و ماندگار همراه با مطالبی کاربردی و تحلیلی هستند که در قالبی شکیل، روشنفکرانه و گرافیکی ساده اما معقول چاپ و منتشر می شوند. در برخی موارد عموما تک رنگ هستند و گاهی از رنگ دوم، آن هم نسبتا سنگین و با وقار بهره می گیرند. در آن ها به معیارهای گرافیکی اهمیت بیشتری می دهند و از این هنر برای بیان پاره ای از مسایل بهره می گیرند. استفاده از تصاویر کم و کاریکاتورهای پر محتوا از دیگر خصیصه های برخی اوراق است.

اوراق ملی آنهایی هستند که علاوه بر پایتخت در سراسر کشور نیز منتشر می شوند. تیراژ زیاد و توزیع گسترده از ویژگی های آن هاست.

اوراق منطقه ای یا محلی به آنهایی گفته می شود که در یک شهر و یا شهرستان و حداکثر در استان منتشر می شوند.

اوراق بر حسب کارکرد، موضوع و تعداد نسخه های منتشره قطع های مختلفی دارند.

اوراق بزرگ با قطع  4030 * سانتی متر که کمتر رایج هستند.

اوراق معمولی با قطع 3020 * سانتی متر که در ایران ارجعیت دارد و بسیاری در این قطع منتشر شده می شوند.

اوراق با قطع 20 15 * سانتی متر که این قطع نیز به ندرت چاپ می شود.

اوراق با قطع 15 10 * سانتی متر که کوچکتر از اوراق معمولی بوده و عموما محلی هستند و یا به خاطر موضوعات تخصصی شان در این قطع چاپ می شوند.

نکته دیگری که در تعیین قطع اوراق موثر است، قطع کاغذهای استاندارد موجود در بازار است. برای استفاده بهینه از کاغذ و نداشتن دور ریز، کوشش می شود تا از امکانات کاغذهای موجود حداکثر بهره برداری بشود. این موضوع در همه جهان رعایت می شود مگر در بسیار استثنایی که صاحب آن علاقمند است قطع کاملا ویژه و منحصر به فرد باشد . بابت آن هزینه ی بیشتری نیز می پردازد.

ویژگی دیگر اوراق، کاغذ آن هاست. اوراق چون یکبار مصرف نیستند معمولا برروی کاغذ مرغوب چاپ می شوند و با تیراژ کم استفاده می شود اما در اکثر موارد دارای گرمی بالا بوده و تیراژ زیاد دارند.